Fatturazione elettronica – E-Fattura

La fatturazione elettronica tra privati o e-fattura, è una normale

• fattura B2B (business to business)
• oppure B2C (business to consumer – per le fatture emesse nei confronti di un privato cittadino)

emessa, ricevuta, firmata e conservata in maniera digitalizzata. Ciò significa che l’intero processo di fatturazione, invece che essere in formato cartaceo, è gestito in un formato elettronico in grado di assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione [D.P.R. 633/1972, art. 21, comma 3]. Dal giugno 2014, la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA che intrattengono rapporti commerciali con le PA (FatturePA). La e-fattura è in sostanza un’evoluzione tecnologica di questo meccanismo che prevede il transito delle fatture attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dalla Agenzia delle Entrate. Il SDI, è utilizzabile quindi sia delle PA che dalle società , imprese e professionisti per emettere e ricevere, secondo modelli standardizzati definiti dall’Agenzia delle Entrate (XML), le fatture elettroniche, al fine di garantire loro l’autenticità e l’integrità mediante l’apposizione della firma elettronica di chi ha emesso il documento, e la loro conservazione per 10 anni (ma attenzione alle indicazioni in calce a questo articolo (***)).

Dal 1° gennaio 2017, grazie al D.Lgs. 127/2015, è stata introdotta la e-fattura per le transazioni tra privati in modalita facoltativa. Per i titolari di partita IVA che entro una certa data, hanno aderito all’opzione per la trasmissione telematica delle fatture, c’è stata la possibilità di ottenere consistenti vantaggi fiscali derivati dall’uso della e-fattura:

• esenzione dallo spesometro comunicazione fatture
• esenzione dalle comunicazioni acquisti effettuati da operatori di San Marino
• esenzione modello Intrastat
• esenzione dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing
• rimborsi Iva prioritari, entro 3 mesi dalla trasmissione della dichiarazione
• periodo di accertamento ridotto a 4 anni anziché a 5 anni come previsto per la fattura cartacea.

Oltre a questi vantaggi fiscali, l’adozione della fattura elettronica B2B da parte di aziende e professionisti, ha consentito di automatizzare i processi per la gestione dei documenti contabili in entrata e in uscita, riducendone così i tempi ma soprattutto i costi, che la Commissione Europea ha quantificato in ben 10 euro di risparmio a fattura.
Tra gli obiettivi dell’Amministrazione Finanziaria e del governo con la nuova Legge di Bilancio 2018, c’è l’introduzione dell’obbligo della e-fattura a partire dal 1° gennaio 2019. Sebbene le voci ufficiose siano le più disparate, quel che è certo è che Governo e l’Agenzia delle Entrate, spingono forte in questa direzione. Ciò perché grazie alla dematerializzazione della e-fattura, lo Stato italiano e l’Amministrazione, hanno la possibilità di:

• ridurre l’evasione fiscale: eliminando la possibilità di emettere fatture false, mancata registrazione della fattura da uno dei due soggetti coinvolti o registrazioni fraudolente con importi inferiori rispetto all’effettiva transazione
• aumentare la semplificazione fiscale
• ottenere sempre più dati fiscali, al fine di predisporre per i contribuenti, dichiarazioni annuali, certificazioni uniche, modello 770 ecc con dati precompilati e quindi già certificati dall’Agenzia delle Entrate.

• 9 aprile 2018 è arrivata la pubblicazione del decreto di autorizzazione UE alla fatturazione elettronica obbligatoria in Italia
• 1 luglio 2018 scatta l’obbligo fattura elettronica carburante: obbligo previsto per rivenditori di carburante per autotrazioni che effettuano cessioni nei confronti dei titolari di partiva IVA. Tale obbligo è stato rinviato al 1° gennaio 2019.
• 1 settembre 2018, per effetto dell’articolo 4 bis del decreto 193/2016, in sede di riconversione in legge 225/2016, scatta per la prima volta in Italia, l’obbligo di emissione fattura elettronica tra privati per quanto riguarda le fatture emesse in ambito tax free shopping.
• 1 gennaio 2019, salvo ripensamenti dell’ultimo minuto, scatterà l’obbligo di fattura elettronica tra privati titolari di partita IVA.

Sebbene sembra venga fatta eccezione per i contribuenti del regime dei minimi e del forfettario, per i quali la e-fattura rimarrebbe facoltativa, non è chiaro come questi soggetti potranno ricevere dai propri fornitori le fatture relative agli acquisti. Quindi, ad oggi l’adozione della e-fattura resta senza alcun dubbio l’opzione tecnicamente più conveniente per tutti.

Tecnicamente, gestire a mano il ciclo di una e-fattura comporta tutta una serie di operazioni che “costano” del tempo prezioso.

• Innanzitto bisogna sapere che il SDI accetta documenti in formato XML formattati secondo uno specifico standard dettato dalla Agenzia delle Entrate. Quindi è necessario prevedere una delle tre possibili soluzioni:
  • è necessario dotarsi di un software in grado di generare le fatture in questo formato
  • oppure utilizzare strumenti di conversione (ad esempio da PDF->XML) la cui affidabilità è tutta da verificare se non si ha la possibilità di operare sul template di stampa.
  • oppure inserire i dati della fattura direttamente sul portale del fornitore del servizio (AdE o commerciale)
• Poi il documento deve essere firmato con l’utilizzo della smart card e relativo software di crittazione
• Una volta pronto il file XML firmato deve essere caricato sul portale del fornitore del servizio (AdE o commerciale)
• E’ inoltre indispensabile essere a conoscenza della modalità di conservazione sostitutiva di cui intendiamo usufruire (scelta da non sottovalutare, vedi (***)).

Detto ciò, dal momento in cui un azienda decide di adottare la fatturazione elettronica, i possibili scenari che ha di fronte sono i seguenti:

1. utilizzare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate per l’inserimento manuale delle fatture
2. utilizzare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate per il caricamento delle fatture in formato XML generate dal proprio gestionale
3. utilizzare un servizio “low cost” di operatori che svolgano le stesse funzioni di A)
4. utilizzare un servizio “low cost” di operatori che vadano ad apporre firma digitale sulle fatture XML generate dal proprio gestionale e gestiscano l’inoltro verso lo SDI
5. utilizzare un servizio che sia realmente integrato con il proprio gestionale

Di impulso, si potrebbe pensare che optare per uno dei primi quattro scenari sia la soluzione migliore e più economica, ma non c’è niente di più sbagliato. Le prime quattro opzioni implicano un dispendio di tempo che NON deve essere trascurato. Inoltre, la mancata integrazione con il sistema gestionale impedisce un qualsiasi tipo di integrazione del ciclo passivo (acquisti).
Quanto appena detto pensiamo possa essere meglio esplicitato tramite la seguente tabella a seguire.

“Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto (Wikipedia)”.
Premesso che A.d.E. fornisce uno strumento di conservazione sostitutiva gratuita delle fatture immesse nello SDI, è altresì evidente la necessità di avvalersi di un partner affidabile che espleti tutte le operazioni necessarie ad una conservazione digitale rapida ma anche sicura, efficiente.
Ulteriori considerazioni/motivazioni per cui rivolgersi ad un servizio “professionale” sono esposte nella tabella sottostante: